Firely: met HubSpot naar efficiëntere samenwerking en betere inzichten

Hoe caval.digital Firely heeft geholpen naar meer succes met een nieuw CRM

Firely, een specialistisch Nederlands softwarebedrijf in FHIR-oplossingen, stond voor de uitdaging om een verouderd CRM te vervangen dat samenwerking en efficiëntie in de weg stond. Het bestaande systeem vereiste veel handmatig werk, bood beperkte rapportagemogelijkheden en had een slechte integratie tussen marketing en sales.

Met behulp van HubSpot CRM werden alle processen opnieuw ontworpen en geautomatiseerd. Data werd zorgvuldig gemigreerd, inclusief e-mails, notities en taken, en workflows werden vertaald naar intuïtieve automatiseringen. Daarnaast werd het datamodel geoptimaliseerd om rapportages sneller en eenvoudiger te maken, en werd een naadloze integratie tussen marketing en sales gerealiseerd.

De overstap leverde Firely direct zichtbare verbeteringen op. Het team bespaart tijd door efficiëntere workflows, marketing en sales werken nu met gedeelde data, en de intuïtieve interface van HubSpot verhoogt de tevredenheid onder medewerkers. Deze transformatie geeft Firely een solide basis voor verdere groei en innovatie.

Lees verder voor de volledige case study

De Uitdaging
Firely had een maatwerkoplossing in Insightly. Dat werkte goed, maar leverde ook steeds meer uitdagingen naarmate het team groeide. De inrichting was specifiek afgestemd op de werkwijze, maar dit maakte het lastig om op te schalen en nieuwe medewerkers snel up-to-speed te krijgen. En dankzij de migratie naar de Marketing Hub realiseerde Firely zich dat moderne systemen zoals HubSpot veel meer functionaliteiten boden die efficiëntere workflows en betere inzichten mogelijk maken.

De Oplossing
Door een volledige migratie naar HubSpot CRM en Sales Hub kreeg Firely een efficiënter en beter geïntegreerd platform. Data werd zorgvuldig gemigreerd, processen geautomatiseerd en workflows geoptimaliseerd. Het nieuwe datamodel verbeterde de rapportages, terwijl een betere integratie tussen marketing en sales de samenwerking versterkte. Dankzij een persoonlijke aanpak kon de oplossing volledig op maat worden afgestemd op de behoeften van Firely.

De uitdaging

Firely gebruikte Insightly als CRM, met een bestaande koppeling naar HubSpot Marketing Hub. Dit systeem voldeed echter niet meer aan de behoeften van het groeiende team. De complexiteit en inefficiënties kwamen scherp naar voren bij de komst van een nieuwe salesmedewerker. De belangrijkste problemen waren:

• Handmatig werk: Veel workflows waren afhankelijk van custom (Python) scripts, wat aanpassingen tijdrovend en foutgevoelig maakte.
• Moeilijke data-inzichten: Rapportages waren lastig te maken en vereisten tijdrovende exports naar Excel voor verdere analyses.
• Onintuïtieve interface: Het systeem was moeilijk te begrijpen, wat de onboarding van nieuwe medewerkers vertraagde.
• Externe integratie met marketing: De integratie met HubSpot Marketing Hub was een externe, en zoals iedere externe integratie leverde ook deze uitdagingen op.

De behoefte aan een gebruiksvriendelijk en toekomstbestendig systeem werd steeds groter.

Firely koos uiteindelijk voor een volledige migratie naar HubSpot CRM inclusief HubSpot Sales Hub. Echter, voordat we dit konden doen was het noodzakelijk om de business te begrijpen maar ook in kaart te brengen wat er gemigreerd moest worden. Er waren een aantal belangrijke elementen waar rekening mee gehouden moest worden:

1. Volledige data-migratie: Alle klantdata, inclusief e-mails, notities en taken, moest nauwkeurig worden gemigreerd.
2. Automatisering op maat: Bestaande custom scripts moesten worden vertaald naar workflows binnen HubSpot, met behoud van flexibiliteit voor toekomstige aanpassingen.
3. Gebruiksvriendelijke rapportages: Data moest goed gestructureerd zijn, zodat rapportages snel en eenvoudig konden worden gegenereerd.
4. Een aanpak op maat: Juist omdat Insightly al zo lang een belangrijk onderdeel van de business was, was het noodzakelijk dat er bij de migratie goed gekeken werd naar wat processen doen en hoe deze samenwerken.

Hoe wij hebben geholpen

Nadat de keuze definitief voor HubSpot was gevallen, hebben we Firely ondersteund bij het selecteren van de juiste licenties en het onboarden van HubSpot Sales Hub. Daarna hebben we de onze bewezen implementatie methode toegepast om de migratie succesvol te laten verlopen. In iedere fase hebben we de Firely ondersteund om aan de vereisten te voldoen en het project een succes te maken. Dit hebben we gedaan door het volgende proces:

1. Process mapping: We begonnen met een uitgebreide sessie om bestaande processen in kaart te brengen. Dit gaf inzicht in de dagelijkse workflows en knelpunten. Deze input werd gebruikt voor het ontwerpen van de nieuwe oplossing.
2. Volledige data-migratie: Met behulp van MigrateMyCRM werden contacten, bedrijven, deals, en activiteiten zoals e-mails en notities overgezet naar HubSpot. Custom scripts zorgden voor een volledige en nauwkeurige migratie.
3. Automatisering op maat: Bestaande scripts werden vertaald naar geavanceerde workflows in HubSpot. Met tools zoals sequences, deals en notificaties hebben we het salesproces verder geoptimaliseerd.
4. Datamodel-optimalisatie: We verbeterden de structuur van de data om rapportages efficiënter te maken en dubbel werk in de toekomst te voorkomen.
5. Persoonlijke aanpak: Door intensieve samenwerking en betrokkenheid hebben we een oplossing op maat geleverd die volledig aansluit bij de unieke behoeften van Firely.

De Resultaten

De overstap naar HubSpot CRM leverde direct meetbare verbeteringen op:

• Tijdwinst: Door de vertaling van de oude automatiseringen en het toevoegen van nieuwe, elimineren we handmatige taken, waardoor het team efficiënter is gaan werken.
• Betere samenwerking: Door de aanpassingen in het datamodel en de migratie naar HubSpot CRM heeft het team nu 1 plek voor alle informatie. Meer overzicht en dezelfde inzichten.
• Gebruiksvriendelijke rapportage: Wat eerst uren duurde, kan nu in minuten worden gedaan. Zonder Excel.
• Hogere tevredenheid: Het vinden van data en navigeren binnen HubSpot is veel intuïtiever en gemakkelijker dan in het oude CRM. Dit resulteert in beter gebruik maar ook een hogere tevredenheid. Zoals de CFO opmerkte: “Ik dacht dat ik Insightly nog regelmatig zou gebruiken, maar na twee maanden haalde ik alle inzichten die ik nodig had uit HubSpot.”