ShppingTechnology
EN CRM DAT COMPLEXITEIT OVERZICHTELIJK MAAKT
Voor wie: ShippingTechnology
Expertise: Marketing Hub, Sales Hub, Service Hub
De Uitdaging
Shipping Technology groeit hard, maar het bestaande CRM, NetHunt, kon de groei niet bijhouden. Belangrijke klantdata stond verspreid over systemen, processen liepen door elkaar, en veel handmatige handelingen zorgden voor fouten, vertraging en frustratie.
Wat in de beginfase een werkbare oplossing leek, bleek op termijn niet schaalbaar. Het systeem bood geen ondersteuning voor automatisering of centrale sturing, waardoor overzicht ontbrak en afdelingen steeds vaker langs elkaar heen werkten.
Tegelijkertijd werd de ambitie steeds duidelijker: efficiënter samenwerken, datagedreven beslissen en doorgroeien zonder de organisatie te verdubbelen in omvang. Daarvoor was een robuust CRM nodig dat processen bundelt, teams verbindt en meebeweegt met de complexiteit van een snelgroeiende organisatie.
De oplossing
Samen met Shipping Technology richtten we HubSpot vanaf de basis opnieuw in. Op wat echt werkt in de praktijk en de unieke processen Shipping Technology. De processen van het team vormden het vertrekpunt, niet de beperkingen van het systeem.
We startten met een grondige procesanalyse, migreerden alle relevante data en bouwden een nieuwe CRM-structuur waarin overzicht, automatisering en schaalbaarheid centraal staan. Van verkoop tot service en facturatie, het hele team werkt vanuit een centrale plek.
Slimme integraties, onder andere met Exact, zorgen ervoor dat informatie naadloos door systemen beweegt. Zonder handmatige tussenkomst of validaties. Door technische diepgang te combineren met intensieve samenwerking met het team, is HubSpot inmiddels veel meer dan een CRM: het vormt het fundament onder de verdere groei van Shipping Technology.
Over ShippingTechnology
TOEKOMSTGERICHTE MARITIEME INNOVATIE.
Shipping Technology is een Nederlands technologiebedrijf dat de binnenvaartsector transformeert met geavanceerde AI-oplossingen. Sinds de oprichting in 2018 ontwikkelt het bedrijf systemen die schepen slimmer, veiliger en efficiënter maken. Hun kernproduct, de ST BRAIN, verzamelt en analyseert nautische data om autonome vaart mogelijk te maken en de operationele besluitvorming te ondersteunen.
Met meer dan 300 aangesloten schepen en een groeiende internationale aanwezigheid, biedt Shipping Technology tools die bijdragen aan duurzaamheid, veiligheid en kostenbesparing in de maritieme sector. Hun missie is om de binnenvaart te digitaliseren en te automatiseren, waarbij technologie en praktijk naadloos samenkomen.
De uitdaging.
Shipping Technology werkte met NetHunt als CRM, maar naarmate het bedrijf groeide, werd duidelijk dat het systeem de organisatie eerder afremde dan ondersteunde. De wens om schaalbaar te groeien, teams beter te laten samenwerken en datagedreven te opereren, botste steeds vaker op de beperkingen van de bestaande werkwijze.
-
Geen centrale plek voor klantinformatie – Klantinformatie stond verspreid over tabellen en tools, waardoor processen moeilijk te volgen waren en dubbel werk ontstond.
-
Te veel handmatig werk – Het ontbreken van automatisering zorgde voor dubbele werk en onnodige vertraging. Afdelingen wachtte op elkaar, valideren onnodig informatie of nog erger; informatie was niet compleet.
-
Beperkte schaalbaarheid – Workflows die echt werken waren niet mogelijk. Het systeem enablede niet, maar werkte tegen. Procesen waren complex en gericht op controle, niet werk uit handen nemen.
-
Slechte datakwaliteit – Tijdens de migratie bleek veel data onvolledig, foutief of dubbel. Enige checks op input ontbraken volledig. Dat leidde tot incomplete of verkeerde inzichten.
- Verouderde structuur - NetHunt was ingericht als een groot Kanban-bord. In de beginfase werkte dat prima, maar bij groei werd het onoverzichtelijk en lastig te adopteren voor nieuwe collega’s.
Er was duidelijk een gebrek aan grip. Dat leidde tot frustratie binnen teams en onnodige risico’s. Het was tijd voor een CRM dat wel past bij het snel groeiende bedrijf dat ShippingTechnology is. Een CRM dat die groei ondersteund en mogelijk maakt.
We hebben nu grip op offertes, installaties, facturatie en support. Allemaal in één systeem. Dat zorgt voor overzicht, snelheid en vertrouwen. We werken efficiënter, maken minder fouten en kunnen klanten beter helpen. Precies dat was het doel van deze stap.
Donald Baan
COO, ShippingTechnology
HOE WIJ HEBBEN GEHOLPEN.
Find - Procesanalyse als vertrekpunt
We begonnen met het in kaart brengen van alle commerciële en operationele processen. Door werksessies met verschillende teams kregen we inzicht in de onderlinge afhankelijkheden en praktijkgerichte werkwijzen. Deze inventarisatie vormde de fundering voor een doordachte inrichting van HubSpot.
Resolve – Maatwerk voor maritieme complexiteit
Shipping Technology werkt met unieke processen, zoals inventarisatieformulieren en scheepsinformatie. Hiervoor ontwikkelden we maatwerkoplossingen, volledig geïntegreerd in HubSpot via custom objecten, properties en geautomatiseerde workflows.
Assemble – Bouwen, testen en migreren
Op basis van de procesanalyse richtten we een sandbox-omgeving in. Stakeholders konden hier uitgebreid testen en feedback geven, zodat keuzes gevalideerd werden vóór livegang.
We voerden daarnaast een zorgvuldige datamigratie uit vanuit NetHunt. Ondanks de beperkte datakwaliteit uit het oude systeem, zorgden we samen met het team voor een zo volledig en schoon mogelijke migratie. Waar nodig werd data handmatig opgeschoond en aangevuld.
Mobilize – Adoptie en training in de praktijk
Naast het opleveren van een goed werkend systeem, richtten we ons actief op adoptie. Met trainingen, hands-on begeleiding en meedenken in de dagelijkse praktijk, hielpen we het team om HubSpot niet alleen te begrijpen, maar ook te gebruiken. Dashboards en rapportages maakten direct impact zichtbaar.
Extend – Documenteren en doorontwikkelen
Tot slot hebben we geholpen bij het opzetten van een helder interne proces en een centrale backlog voor nieuwe wensen en verbeteringen. Zo realiseren we niet alleen een goed werkend systeem dat groei stimuleert, maar ook een duurzame structuur voor verdere optimalisatie.
De Resultaten.
Sneller van offerte naar akkoord
Sales stuurt nu digitale offertes die binnen enkele minuten ondertekend terugkomen. Geen gedoe meer met Word-bestanden of losse e-mails. Het hele proces is strak ingericht.
Grip op processen en data
Alle klant- en dealinformatie staat nu centraal in HubSpot. Geen losse tools meer, maar een database die gerichte opvolging en sturing mogelijk maakt.
Informatie bij de hand
Met de HubSpot heeft het team altijd en overal inzicht. Of het nu gaat om installatiefase, supportstatus of openstaande deals. Alles staat in een overzicht. En de volgende stap is duidelijk.
Sterkere klantinteractie
Iedere interactie met de klant loopt via HubSpot en sluit aan op de klantreis. Automatisch, meetbaar, professioneel.
Een fundament voor groei
De organisatie werkt nu met duidelijke rollen, een centraal systeem en meer vertrouwen in data. De basis staat. Het team is klaar voor optimalisatie en verdere uitbreiding.
Conclusie.
De overstap naar HubSpot leverde Shipping Technology veel meer op dan alleen een nieuw CRM. Het legde de fundering voor een organisatie die klaar is voor de volgende fase: schaalbaar, datagedreven en strak georganiseerd.
Wat eerst leunde op losse tools, handmatig werk en eilandjes binnen teams, is vervangen door één centrale omgeving waarin iedereen samenwerkt. Betrouwbare data, slimme automatiseringen en realtime inzicht in klantprocessen geven het team precies wat nodig is om vooruit te kijken.
De eerste resultaten zijn tastbaar: snellere offertes, betere samenwerking en minder fouten. Maar de échte winst zit in wat er nu mogelijk is. Vanuit een stabiel fundament werkt Shipping Technology dagelijks verder aan optimalisatie, innovatie en groei.
De organisatie is wendbaarder, professioneler en toekomstgerichter dan ooit. En dit is pas het begin.
Laat jouw HubSpot voor jou werken
Starten met HubSpot in jouw bedrijf?
Neem contact op en kom erachter hoe wij ook jou kunnen helpen naar een schaalbaar platform. Gericht op succses.