Een succesvolle HubSpot-implementatie begint niet bij het systeem, maar bij de strategie en je team. Hoe beter je begrijpt wat het systeem moet doen, en hoe beter je mensen zijn voorbereid, hoe groter de kans dat HubSpot écht waarde oplevert. En je implementatie slaagt.
Toch wordt dit deel vaak vergeten. Met als gevolg dat je veel weerstand krijgt, chaos en een systeem waar niemand echt mee werkt. Niet omdat HubSpot niet kan wat je wilt, maar omdat de juiste mensen niet betrokken waren en de fundering ontbrak. Zonde van de tijd en het geld.We gaan niet zeggen dat je dit allemaal kan voorkomen. Een nieuwe tool brengt altijd wat gedoe met zich mee. Maar met de juiste aanpak maak je het verschil tussen frustratie en grip. In dit artikel laten we zien welke 5 stappen cruciaal zijn voor een succesvolle onboarding van HubSpot. Van strategie tot adoptie.
Voordat je HubSpot gaat inrichten, moet je precies begrijpen hoe je processen nu verlopen. Wat werkt goed? Wat loopt stroef?
Breng je volledige commerciële funnel in kaart. Van marketing en sales tot delivery, customer success en support. Neem hier de tijd voor. Tools als Miro of Lucidchart helpen je om je processen visueel te maken en snel overzicht te creëren.
Maar deze stap gaat verder dan alleen visualiseren. Het is een kans om kritisch naar je business te kijken: Hoe doen we wat we doen? Waarom doen we het zo? Waar zitten bottlenecks of kansen voor optimalisatie?
Belangrijk in deze fase: kijk met een open mindset en stel vragen. Betrek je team actief en luister naar wat er speelt. Dit is de meest waardevolle input. Je krijgt directe feedback en input van de gebruikers.
Dit is de basis voor een succesvolle implementatie dus neem deze stap serieus en sla ‘m niet over.
Welke tools en functionaliteiten zijn echt onmisbaar voor jouw team? Denk aan zaken als lead scoring, deal stages, e-mail flows, dashboards, rapportages en integraties met andere systemen.
Kijk daarbij niet alleen naar wat er mogelijk is in HubSpot, maar vooral naar wat je nu nodig hebt om je processen goed te ondersteunen. Dit is de fase van ideation: je bent nog niet aan het bouwen, je bent bezig met het verkennen van oplossingen.
Wees in deze fase niet bang om groot te denken. Maak gerust een (veel) te lange lijst van alles wat je mogelijk nodig hebt. Werk vervolgens terug naar de kern: de functionaliteiten die je écht nodig hebt om te starten. De rest kan later nog.
Nu je weet wat je nodig hebt, is het tijd om de oplossing visueel te maken. Breng alle processen, integraties en systemen samen in één overzichtelijk document of canvas - bijvoorbeeld in Miro of Lucidchart.
Dit is het moment waarop je ziet hoe de data door het systeem gaat stromen. Je maakt als het ware een blauwdruk van hoe HubSpot ingericht moet worden. Denk aan workflows en processen tussen afdelingen, datastromen, afhankelijkheden en systeemkoppelingen. Maar bijvoorbeeld ook data validaties en externe integraties.
Dit is een cruciale, maar vaak overgeslagen stap. Een goede solution is je leidraad tijdens de implementatie. Je weet waarom je bepaalde keuzes hebt gemaakt, waar knelpunten kunnen ontstaan en hoe alles met elkaar verbonden is. Zo leg je een solide basis voor een technisch kloppend en toekomstbestendig systeem.
Tijd om te gaan bouwen. Begin met de basis: pipelines, properties, permissies, validaties, integraties en branding. Zorg eerst dat de data klopt en het gebruik logisch aanvoelt. Voeg pas daarna automatiseringen, segmentaties en andere complexere functies toe. Less is more.
Gebruik een goed projectmanagementsysteem zoals ClickUp of Jira om het overzicht te bewaren: wat is al gedaan, wat moet nog gebeuren, en wie is waarvoor verantwoordelijk?
Plan daarnaast regelmatig checkmomenten in met het betrokken team. Geef demo’s, bespreek de voortgang en verzamel feedback. In onze blog over het voorbereiden van je team op een succesvolle implementatie lees je meer over hoe je je team betrokken krijgt. En betrokken houdt.
Als je team niet weet hoe het systeem werkt, zullen ze er nooit waarde uit kunnen halen. Zorg daarom voor praktische, op maat gemaakte trainingen. Focus op hoe de processen werken binnen HubSpot. En laat vooral zien wat het oplevert: minder handmatig werk, meer overzicht en betere samenwerking.
Neem de trainingen op en sla ze centraal op. Zo kan je team ze later opnieuw bekijken wanneer er vragen zijn of bij nieuwe teamleden.
Maak daarnaast visuele handleidingen met tools als Tango of Storylane, zodat gebruikers stap voor stap zien hoe het werkt. Iedereen leert anders, dus bied informatie op verschillende manieren aan: video, tekst, beeld en hands-on sessies.
Verzamel alle onboardingmaterialen op een centrale plek, bijvoorbeeld in een SharePoint-omgeving of gedeelde Google Drive. Zo weet iedereen precies waar hij of zij terecht kan voor relevante informatie.
Een goed systeem werkt pas écht als je mensen weten hoe ze het kunnen gebruiken. Maak leren net zo logisch als inloggen.
Na livegang begint het echte werk pas. Hoe goed je voorbereiding ook was, er zullen zich altijd situaties voordoen die je vooraf niet had voorzien. Denk aan processen die net anders blijken te lopen, of functionaliteiten die ineens cruciaal blijken te zijn.
Blijf dus actief feedback verzamelen, analyseer gebruikersgedrag en kijk waar mensen vastlopen. HubSpot groeit met je mee, dus blijf kritisch en stuur bij waar nodig.
Zorg voor een laagdrempelige, centrale plek waar gebruikers vragen kunnen stellen en feedback kwijt kunnen. Een slimme (en logische) oplossing is het gebruik van HubSpot Tickets. Richt een aparte pijplijn in voor interne vragen en maak dit de standaard werkwijze. Zo houd je het overzicht en kun je je team blijven ondersteunen en optimaliseren.
Een succesvolle implementatie en onboarding draait om meer dan het afvinken van taken. Het gaat om het neerzetten van een structuur die blijft werken. Ook als je team groeit, processen veranderen en nieuwe uitdagingen zich aandienen.
Neem de tijd. Schakel hulp in als dat nodig is. En zorg dat je vanaf dag één werkt aan grip, draagvlak en resultaat.