Een succesvolle HubSpot-implementatie start niet bij het systeem, maar bij je team. Hoe beter je mensen voorbereid zijn, hoe groter de kans is dat je implementatie slaagt en HubSpot waarde levert.
Toch wordt dit deel vaak vergeten. Met als gevolg dat er veel weerstand komt. Er heerst chaos en een HubSpot wordt een van de tools waar niemand echt mee werkt. Zonde.
In dit artikel laten we zien hoe je jouw team klaarmaakt voor verandering.
Simon Sinek zei het al "Start with WHY." Waarom stap je over op HubSpot? Wat moet het opleveren? En wat betekent dat concreet voor de verschillende teams?
Beantwoord deze vragen eerst, nog vóór je met de implementatie start. Een sterke ‘why’ geeft richting, voorkomt technische doelloosheid, en zorgt voor draagvlak. Zonder dat kom je al snel uit bij een kopie van je huidige CRM. En dat is nou net niet de bedoeling.
Er zijn online diverse frameworks om je hierbij te helpen. Niet verrassend: wij laten ons sterk inspireren door het model van Simon Sinek. Tip: op miro.com zijn verschillende frameworks en templates beschikbaar waarmee je een workshop form kan geven om antwoord op de vraag 'WHY' te krijgen.
Een systeem als HubSpot raakt meerdere afdelingen: sales, marketing, support en management. Zorg daarom dat iedereen vanaf het begin betrokken is. Vraag je pas bij livegang om input van gebruikers, dan ben je te laat.
Vorm een projectteam met stakeholders uit elk team. Laat hen meedenken over de processen, inrichting én adoptie. Zo ontdek je vroegtijdig wat nodig is voor succes - en waarom het huidige CRM tekortschiet.
Naast de stakeholders is er een team nodig dat de daadwerkelijke implementatie uitvoert. Dit team is minstens zo belangrijk. Wij zien dat de meest succesvolle implementaties minimaal de volgende rollen bevatten:
HubSpot kan veel. Maar het moet jouw processen ondersteunen. Niet andersom. Zorg dus dat je vooraf scherp hebt hoe je bezoekers converteert naar leads, hoe leads worden opgevolgd, en hoe de delivery eruitziet. Van marketing tot customer success en support. Krijg helder wie waarvoor verantwoordelijk is, en waar welke informatie wordt opgeslagen.
Deze mapping is cruciaal voor een juiste inrichting. Zonder dit overzicht zie je niet waar mogelijke valkuilen, gaps of bottlenecks zitten.
Communicatie is key. Een implementatie regel je niet 'even'. Het is een verandering in de manier van werken. Zorg dus dat je een duidelijke communicatiestructuur en de juiste kanalen opzet. Denk aan een dedicated Slack-channel en een projectmanagementtool met heldere deadlines en een afgesproken way of working.
Communiceer regelmatig met het hele team: wat gebeurt er, waarom gebeurt het, en wat kunnen mensen verwachten? Een RAID-structuur voor wekelijkse meetings kan hierbij helpen.
Plan daarnaast regelmatig demo's in van wat er gebouwd is. Zodra het platform begint te 'leven', ontstaan er vaak nieuwe vragen en usecases. Die wil je zo snel mogelijk afvangen.
Zo houd je de betrokkenheid hoog en voorkom je verrassingen.
De grootste bottleneck na livegang is vaak het gebrek aan kennis en vertrouwen in het systeem. Zorg daarom voor praktische trainingen, korte hand-outs per rol en een duidelijk aanspreekpunt voor vragen.
Maak trainingen interactief, doelgericht én neem ze op. Dat helpt enorm bij de adoptie. Tools als Supered of Storylane kunnen hierbij ondersteunen door interactieve ervaringen aan te bieden.
Met een sterke onboarding en een helder proces zorg je ervoor dat teams snel aan de slag kunnen en vergroot je de kans op succesvolle adoptie aanzienlijk.
Een HubSpot-implementatie is geen IT-project. Het is een organisatieverandering. Benader het dus ook als een change-management project.
Door je team vroeg te betrekken, goed te informeren en te trainen op het juiste moment, voorkom je vertraging en frustratie en maximaliseer je adoptie. En belangrijker nog; je maakt van HubSpot een platform dat jouw mensen helpt om echt beter te werken.