Voordat je begint…

Je bent klaar om te starten met HubSpot. Mooie stap. Maar let op: zelfs de beste tools gaan mis als de implementatie niet klopt.

In dit artikel delen we de fouten die we het vaakst tegenkomen. Zodat jij ze niet hoeft te maken.
We kunnen je niet álle fouten besparen, maar wel helpen om de grootste fouten te vermijden. Pak een kop koffie. En voorkom dat jij in dezelfde valkuilen stapt.

1. Geen duidelijke doelen stellen

HubSpot is geen magische oplossing. Zonder heldere doelen weet niemand wat succes betekent. Laat staan hoe je daar komt. Neem de tijd om doelen vast te stellen, bespreek ze met je stakeholders en check of ze álle facetten van de implementatie dekken.

Zorg dat je voor de start antwoord hebt op de vragen: "Waarom gaan we dit doen?" en "Hoe meten we dat?" Alleen zo voorkom je dat je achteraf voor verrassingen komt te staan.

Moeite met het formuleren van concrete KPI’s? Check dan dit stappenplan en plan voor succes.

2. Alles tegelijk willen doen

Denk dat we deze allemaal wel herkennen. Je weet dat HubSpot veel kan, je bent enthousiast, en je wilt meteen aan de slag. Automation, SEO, serviceprocessen. Je pakt alles tegelijk aan. En uiteindelijk krijg je niks echt goed afgerond.

Enthousiasme is goed, maar focus is beter.

Dat HubSpot deze functionaliteiten ondersteunt, betekent niet dat je ze ook allemaal tegelijk moet activeren. Begin klein. Focus op quick wins. En breid gefaseerd uit.

Meer weten over hoe je je implementatie slim opbouwt? Lees dan vooral deze blog.

3. slechte datakwaliteit

Shit in, shit out. We zien te vaak implementaties waarin oude, incomplete of dubbele data klakkeloos wordt meegenomen. En dat zie je later terug in onbetrouwbare rapportages, vervuilde lijsten en frustratie bij gebruikers. Sla de cruciale stap van data opschoning dus niet over.

Investeer in een goede opschoningsslag, samen met de betrokken gebruikers. Je zult zien dat veel vrije tekstvelden vervangen kunnen worden door dropdowns of checkboxes. Zo standaardiseer je invoer, maak je data consistenter en rapportages betrouwbaarder.

Maak ook duidelijke afspraken over het gebruik van properties. Wie mag ze aanmaken? Wanneer is iets een nieuwe property waard? Wij werken altijd met een op maat gemaakte decision tree - simpel, maar effectief.

4. Verkeerde inrichting van de pipeline

Pipelines zijn een van de krachtigste functies binnen HubSpot. En de backbone van je salesproces. Als de inrichting niet klopt, leidt dat tot frustratie bij de gebruikers, gemiste kansen en uiteindelijk verloren omzet.

Ga daarom eerst in gesprek met je sales team. Hoe loopt het proces echt? Welke stappen worden genomen? Breng dit samen in kaart. Pas daarna pas je de pipeline aan op het werkelijke proces. Niet andersom.

Gebruik daarnaast data om te bepalen hoe groot de kans is dat een deal in een bepaalde fase sluit. Op basis daarvan kun je de forecastpercentages bijstellen en een realistischer beeld van je pipeline creëren.

Wil je het echt goed doen? Let dan ook op de properties die je per fase laat zien. Hoe je dat slim aanpakt, lees je hier.

5. Te weinig aandacht voor adoptie

“A fool with a tool is still a fool.”

Hoe goed je platform ook is ingericht, als gebruikers er niet mee om kunnen gaan, faalt je implementatie alsnog.

Betrek je gebruikers daarom vroeg in het proces. Laat bijvoorbeeld gebruikers van een afdeling meedenken tijdens een demo van een specifiek onderdeel. Vraag naar hun input, luister écht, en pas waar nodig aan. Hoe hoger de betrokkenheid, hoe groter de adoptie.

Maak het jezelf makkelijker door per afdeling een ambassadeur aan te wijzen. Iemand die feedback ophaalt, vragen beantwoordt en als intern aanspreekpunt fungeert.

En vergeet natuurlijk de training niet. Train niet alleen op knoppen, maar vooral op het waarom. Laat zien wat HubSpot voor hun oplevert. Minder handmatig werk, meer overzicht en een soepeler proces.

6. Geen ownership in het team

Ik stipte het net al even aan, maar het kan niet genoeg herhaald worden: een tool zonder ownership is een vergeten tool. HubSpot wordt dan al snel "een tooltje van marketing" of "iets van sales".

En dat doet het platform - maar vooral jouw werk - geen recht.

Zorg dat je de juiste gebruikers aan boord hebt. Zorg voor een ambassadeur per afdeling. En zorg dat er ook in het management een duidelijke sponsor zit, iemand die betrokken is bij het project, die het belang kent en de waarde uitdraagt.

Een implementatie is meer dan een technische oplossing. Het is een verandertraject. En dat vraagt om ownership. In alle lagen van de organisatie.

7. Geen iteratie of optimalisatie

Het zal je verbazen, maar veel bedrijven stoppen met optimaliseren zodra HubSpot live staat. Er is veel tijd en energie in de implementatie gestoken, dus het zal wel goed zijn. Fout dus.

Een HubSpot-implementatie is geen project met een einddatum. Het is een fundament dat je continu moet bijstellen. Het echte werk begint pas na de livegang. En daar gaat het vaak fout.

Evalueer daarom regelmatig. Bouw vaste momenten in om te checken wat werkt en wat niet. Analyseer je data. Wij raden aan om een maandelijkse meeting met de ambassadeurs van iedere afdeling in te plannen. Wat loopt goed? Wat kan beter? Maak het gemakkelijk om feedback te geven, en vraag daar ook actief naar.

Hoe beter het systeem werkt, hoe meer gebruikers je hebt, hoe groter de impact - en hoe beter de resultaten.

Afsluiter

Check - je weet nu precies hoe je de 7 meest gemaakte fouten voorkomt. Herken je jezelf in één van de punten hierboven? Dan weet je waar je kunt beginnen.

Liever sparren met iemand die dit dagelijks doet? Plan gerust een vrijblijvend gesprek. We denken graag met je mee.