3Devo: Een geoptimaliseerd CRM voor groei en overzicht

Hoe 3Devo hun CRM optimaliseerde met HubSpot en volledige controle kreeg over commerciële processen

3Devo werkte al met HubSpot CRM, maar naarmate het bedrijf groeide, werd duidelijk dat de inrichting niet meer aansloot bij hun behoeften. Workflows waren ongestructureerd, rapportages gaven geen betrouwbare inzichten en de datakwaliteit verslechterde. Bovendien was er geen interne eigenaar, waardoor het systeem niet optimaal werd benut.

Met een volledige CRM-optimalisatie hielp caval.digital 3Devo aan meer overzicht en controle. Data werd opgeschoond, rapportages werden betrouwbaarder en het team kreeg de kennis en tools om HubSpot strategisch in te zetten. Het resultaat: een schaalbaar, efficiënt systeem dat aansluit op de groeiambities van 3Devo.

Lees verder voor de volledige case study

De Uitdaging
Door structurele veranderingen in hun businessmodel ontstonden nieuwe knelpunten in het CRM. Workflows waren historisch gegroeid zonder duidelijke structuur, waardoor nieuwe medewerkers moeite hadden met het systeem. Rapportages waren niet betrouwbaar en zonder een interne eigenaar verslechterde de datakwaliteit. Hierdoor werd het steeds lastiger om op data gebaseerde beslissingen te nemen en groeide de behoefte aan een strategische herinrichting.

De Oplossing
caval.digital herstructureerde het CRM om beter aan te sluiten op de strategie en groeiambities van 3Devo. Workflows werden geoptimaliseerd, de database werd opgeschoond en het team kreeg training om het CRM effectief te beheren. Door strategische keuzes en technische verbeteringen is HubSpot nu een schaalbaar en efficiënt systeem dat het commerciële proces ondersteunt.

Door structurele veranderingen in hun businessmodel ontstonden nieuwe knelpunten in het CRM. Het systeem groeide organisch mee met het bedrijf, maar zonder een strategisch plan. Dit leidde tot een aantal fundamentele problemen:

• Onoverzichtelijke workflows – De bestaande processen waren historisch gegroeid en niet altijd logisch opgebouwd. Nieuwe medewerkers hadden moeite om hun weg te vinden in het systeem.
• Onbetrouwbare rapportages – Door inconsistente data en een gebrek aan structuur gaf HubSpot geen betrouwbare inzichten in de commerciële processen.
• Verslechterde datakwaliteit – Zonder duidelijke eigenaarschap werd het CRM niet goed onderhouden, waardoor dubbele records en incomplete gegevens de effectiviteit van het systeem ondermijnden.
• Geen interne eigenaar – Er was geen duidelijke verantwoordelijke voor het CRM, waardoor optimalisaties bleven liggen en het systeem niet optimaal werd benut.

Hierdoor werd het steeds lastiger om op data gebaseerde beslissingen te nemen en groeide de behoefte aan een strategische herinrichting..

Hoe wij hebben geholpen

Om de overgang soepel te laten verlopen, heeft caval.digital een gestructureerde aanpak gehanteerd:

1. Process mapping: We brachten bestaande workflows in kaart en analyseerden inefficiënties. Dit vormde de basis voor een nieuwe, beter gestructureerde CRM-inrichting.
2. Datamigratie en opschoning: Klantgegevens, lifecycle stages en historische data werden opgeschoond en opnieuw gestructureerd, waardoor rapportages betrouwbaarder werden.
3. CRM-optimalisatie: Door het gebruik van HubSpot-objecten, properties en automatiseringstools werd het systeem intuïtiever en schaalbaar.
4. Interne enablement: In plaats van alleen een ‘af’ CRM op te leveren, hebben we het team getraind en begeleid, zodat zij zelf de regie over het platform kunnen nemen.

De Resultaten

De CRM-transformatie leverde direct verbeteringen op:

• Meer controle en inzicht: Het team heeft nu een helder overzicht van de klantreis en sales pipeline.
• Betrouwbare data en rapportages: Beslissingen worden genomen op basis van schone en gestructureerde data. De CCO gaf aan ‘Ik vertrouw weer wat ik lees in het CRM’
• Schaalbare workflows: Processen zijn geoptimaliseerd, waardoor nieuwe medewerkers makkelijker kunnen onboarden en het bedrijf zonder frictie kan groeien.
• Meer intern eigenaarschap: Het team heeft nu de kennis en vaardigheden om het CRM zelfstandig te beheren en verbeteren.